Старосамбірська

 Розпорядження "Про внесення змін та доповнень до розпорядження голови районної державної адміністрації від 31.05.2011 року № 226/01-01"

 

Працівники вказаного підрозділу повинні мати право доступу до всіх категорій інформації з обмеженим доступом, якою володіє розпорядник.

Прийомні (робочі) години відповідального працівника з питань доступу до публічної інформації - з 9:00 до 18:00 години в робочі дні з обідньою перервою з 13:00 до 14:00.

1.4.   Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства

Відповідальність за організацію діловодства щодо запитів у розпорядника несе відповідальна посадова особа за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації та керівник профільного структурного підрозділу райдержадміністрації, до якого скеровано на розгляд інформаційний запит. У разі звільнення керівника підрозділу або відповідальної посадової особи, а також у разі перебування їх у відпустці, відрядженні чи при їхній тривалій відсутності з інших причин усі їхні посадові обов'язки наказом керівника передаються особі, що їх заміщає.

2.        Запит на інформацію

2.1.          Запитом є прохання будь-якої юридичної особи приватного права або фізичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи (далі - запитувачі) до розпорядника надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні; при цьому не   має   значення   стосується   ця   інформація   запитувача   чи   ні.   Суб'єкти   владних повноважень згідно  із Законом не можуть  надсилати  запити на інформацію,  вони отримують інформацію не за процедурою Закону, а на підставі норм окремих законів, які регулюють діяльність відповідного суб'єкта (напр. ч. 2 ст. 8, п.п. 1, 2 ч. 1 ст. 20 Закону України «Про прокуратуру»). Запит може стосуватися лише наявної у розпорядника інформації, але не створення ним нової.   Інформація, що запитується, може міститися в кількох документах, які знаходяться   у   володінні   розпорядника,   -  у   цьому  випадку   слід  зібрати   відповідну інформацію та надати її на запит.інформації. Запит може стосуватися як інформації, обов'язок оприлюднювати яку самостійно покладено на розпорядника статтею 15 Закону, так і будь-якої іншої публічної

Запити необхідно відрізняти від звернень громадян за Законом України «Про звернення громадян»: різняться суб'єкти, що їх подають (звернення - тільки від фізичних осіб, запити - від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян), строки надання відповіді (30 днів - на звернення, 5 днів - на запити), закони, що регулюють процедуру їх розгляду (Закон України «Про звернення громадян» та Закон України «Про доступ до публічної інформації»).

2.2.          Запит, який складений запитувачем самостійно, може мати довільну форму, але за змістом він повинен містити:

1)            ім'я (найменування) запитувача;

2)     його поштову адресу для листування або адресу електронної пошти, а також
номер засобу зв'язку, якщо такий є;

3)  загальний опис запитуваної інформації або вид, назву, реквізити запитуваного документа, а якщо вони запитувачеві не відомі - опис його змісту;

4)     підпис запитувача (для письмових запитів);

5) дату (за умови подання запиту в письмовій формі; при поданні запиту електронною поштою, телефоном, факсом дата і час надходження запиту фіксуються відповідним засобом зв'язку автоматично).

2.3. Відповідно до статті 16 та частини шостої статті 19 Закону відповідальна посадова особа за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації має забезпечити потенційних запитувачів формами запитів, які надаються їм в приміщенні розпорядника та на його офіційному Веб-сайті.

3. Прийняття запитів

3.1.          Всі запити, що надходять до розпорядника, приймаються централізовано відповідальною посадовою особою за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату. Запити,   отримані поштою, передаються відділом документообігу та контролю апарату райдержадміністрації відповідальній посадовій особі за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації в день надходження.   В      апараті райдержадміністрації  виділяється   принаймні   одна телефонна лінія для отримання запитів телефоном і по факсу; райдержадміністрації

Відповідальна посадова особа за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату та структурні підрозділи райдержадміністрації створюють для свого користування окрему скриньку електронної пошти для отримання запитів, адреса  якої  оприлюднюється  на  офіційному   Веб-сайті  розпорядника,   його  дошках оголошень тощо. У разі надходження запиту в неробочий час він приймається черговим працівником (крім запитів, надісланих електронною поштою,  факсом)  і  на початку найближчого робочого дня передається за належністю. райдержадміністрації

Запитувач може залучити іншу фізичну особу для безпосередньої доставки письмового запиту в приміщення розпорядника, при цьому перевірка повноважень такої фізичної особи не проводиться.

3.2.          Тексти запитів, отриманих електронною поштою, разом із всіма наявними супровідними даними (адреса електронної пошти запитувача, дата і час отримання та ін.) копіюються в електронну базу (комп'ютерний файл формату Word), яка зберігається на комп'ютері відповідальної посадової особи за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату та одного з працівників структурного підрозділу, в який надіслано для розгляду інформаційний запит; райдержадміністрації

Вказана база раз на три дні копіюється також на один із комп'ютерів відділу документообігу та контролю апарату райдержадміністрації розпорядника.

Запити, що надсилаються електронною поштою, не повинні містити електронного цифрового підпису, оскільки встановлення особи запитувача не має принципового значення з огляду на норми частини другої статті 19 Закону.

Зміст кожного запиту, отриманого по телефону, фіксується в окремій електронній базі (комп'ютерний файл формату Word), яка зберігається аналогічним способом.

3.3. Якщо при отриманні запиту адреса запитувача для листування не є відома, то працівник розпорядника, який його приймає (в т.ч. працівник канцелярії, черговий), повинен запропонувати запитувачеві надати таку адресу і попередити останнього, що ненадання   вказаної   адреси   розпоряднику   позбавляє   його   можливості   надіслати інформацію, що запитується, а також знімає з останнього відповідальність за гарантоване повідомлення запитувача  про  відмову  в  задоволенні  запиту,  необхідність  оплатити витрати на копіювання і друк, повідомлення про продовження строку розгляду запиту, відстрочку тощо.

3.4. Усі запити реєструються у день їх надходження в журналі (додаток до Інструкції з діловодства за запитами на інформацію в Старосамбірській райдержадміністрації), який ведеться в електронній формі (файл формату Ехсеl) на персональному комп'ютері відповідальної посадової особи за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації. Даний журнал раз на три дні копіюється також на один із комп'ютерів відділу документообігу та контролю апарату райдержадміністрації розпорядника. Реєстрація запиту полягає у присвоєнні йому порядкового номеру на підставі створення відповідного запису в графі вказаного журналу, порядковий номер проставляється у лівому верхньому кутку письмового запиту, зазначається в заголовку до тексту запиту, отриманого  електронною  поштою,  заголовку  до тексту, в  якому  зафіксовано  зміст телефонного запиту.

3.5. На першому аркуші копії запиту, поданого розпоряднику безпосередньо, а не через засоби поштового чи іншого зв'язку, на вільному від тексту місці проставляється штамп із зазначенням повного найменування розпорядника, дати надходження, вхідного номера запиту та підпису працівника, який зареєстрував запит. Така копія повертається запитувачеві (в разі відсутності копії в запитувача вона виготовляється працівником спеціального структурного підрозділу або відповідальною особою).

4.  Попередній розгляд запитів

4.1.   Попередній розгляд запитів здійснюється керівником апарату райдержадміністрації з метою аналізу запиту щодо відповідності вимогам частини п'ятої статті  19 Закону, а також визначення конкретного працівника, який його опрацьовуватиме.  Після цього запит передається відповідному працівникові підрозділу, який здійснює оперативне зберігання самого запиту, документів, пов'язаних із його опрацюванням (витребувані з профільного структурного підрозділу первинні документи, записка-вимога по їх надання (за наявності), службова записка щодо надання інформації з обмеженим доступом запитувачеві (за наявності), відповідь на запит).

4.2.   Попередній розгляд запитів, що відповідають вимогам частини 5 статті 19 Закону, продовжується відповідним працівником шляхом встановлення повного переліку та обсягу публічної інформації, документів, які запитуються, та визначення профільних структурних підрозділів, в яких вони зберігаються (можуть зберігатися).

4.3.   Попередній розгляд запитів, указаних в пп. 4.2., завершується передачею (пересиланням) копії запиту із супровідною запискою-вимогою керівнику профільного структурного підрозділу для підготовки інформації на запит. При  наявності  в  розпорядника внутрішньої  комп'ютерної  мережі,  яка дозволяє фіксувати дату й час пересилання електронних документів у ній, записка-вимога оформляється як електронний документ1 , що пересилається даною мережею.

           Відповідальна посадова особа в   кожному   структурному   підрозділі   розпорядника, якому доручено розгляд інформаційного запиту, повинна опрацювати записку-вимогу та копію інформаційного запиту в день її отримання та надати запитувану інформацію, документи, наявні в її підрозділі (незалежно від їхнього статусу), негайно, але не пізніше робочого дня, наступного за отриманням записки-вимоги відповідальній посадовій особі за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації, для підготовки відповіді на запит. За наявності в розпорядника внутрішньої   комп'ютерної   мережі    особа,    яка   здійснює    діловодство    в    кожному структурному підрозділі розпорядника, повинна два рази за робочий день перевіряти надходження до неї записок-вимог в формі електронних документів. За наявності хоча б у частини запитуваної інформації статусу інформації з обмеженим доступом, особа, що здійснює діловодство в профільному структурному підрозділі, має про це повідомити працівника   спеціального   структурного   підрозділу,   відповідального   за   опрацювання запиту, та його керівника.

4.4.   Попередній розгляд запитів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

5.  Отримання запитуваної інформації з профільного структурного підрозділу та її розгляд.

Такий електронний документ не повинен містити електронний цифровий підпис, оскільки документ застосовується виключно для внутрішньої переписки у розпорядника.

5.1. Надана з профільного структурного підрозділу інформація розглядається на предмет її належності до відкритої або інформації з обмеженим доступом. Уся публічна інформація є відкритою, крім віднесеної на підставі Закону до інформації з обмеженим доступом.

5.1.1.       Згідно із законом (частини п'ята-шоста статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»; частина третя статті 13, частина друга статті 14 Закону України «Про інформацію») є відкритою і не може бути обмеженою в доступі, зокрема, така інформація (документи, що її містять):

1)           про   розпорядження   бюджетними   коштами,   володіння,   користування   чи розпорядження  державним,  комунальним  майном,  у тому числі  копії відповідних документів, про умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена,  по  батькові     фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно (зокрема стосовно оплати праці державних службовців). Якщо надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину, то для визначення допустимості надання такої інформації застосовується процедура, передбачена в пункті 5.4. цієї інструкції;

2)     декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах публічної влади, обіймають посаду державного службовця, службовця органу місцевого самоврядування першої або другої категорії;

3)     інформація про вплив товару (роботи, послуги) на життя, здоров'я людини;

4)     про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

5)           про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;

6)     про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні   показники,   стан   правопорядку,   освіти   і   культури населення;

7)           про факти порушення прав і свобод людини й громадянина;

8)           про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

9)     інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних    договорів    України,    згода    на    обов'язковість    яких    надана Верховною Радою України.

Уся відкрита інформація повинна безумовно надаватися за запитами.

5.1.2.       Якщо запитувана інформація (документ) наявна у відкритих джерелах у мережі   Інтернет   і   при   цьому   запитувач   надав   адресу   своєї  електронної   пошти, відповідальний працівник надсилає листа на цю адресу з гіпер-посиланням на відповідне джерело і роз'ясненням, що запитувач може попросити про надання письмової відповіді по  суті   запиту або   повідомити  про  відсутність  потреби  в письмовій відповіді. Якщо запитувач попросить про надання письмової відповіді по суті на листа електронною поштою до закінчення п'ятиденного строку (частина перша статті 20 Закону), йому надсилається письмова відповідь по суті. Для спрощення листування у таких випадках не застосовується електронний цифровий підпис.

5.1.3. Якщо запитувана інформація (документ) наявна в розпорядника в електронній формі, то надання відповіді на запит здійснюється згідно з пунктом 5.1.2. цієї інструкції.

5.2.          Наявність в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом не перешкоджає безумовному наданню відкритої інформації з нього (частина сьома статті 6 Закону).   Якщо  запитується   копія  документа,   в  тексті  якого   наявна  інформація  з обмеженим доступом, яка згідно з підпунктами 5.3., 5.4. цієї Інструкції не може бути надана, копія документа надається одним з таких способів:

1)     за наявності електронної версії документа - з неї прибираються слова, фрази чи речення, які позначають Інформацію з обмеженим доступом, і заміняються пропусками в тексті. Далі відкоригований таким чином документ залежно від вказівок у запиті на нього надсилається   в   електронній  версії  електронною   поштою   (при   наявності   технічної можливості) або роздруковується і надсилається поштою;

2)     за наявності лише паперової версії документа (його копії) - виготовляється його копія, в якій слова, фрази чи речення, що позначають інформацію з обмеженим доступом, ретушуються (чорною тушшю, чорнилом, білим коректором або іншим способом, який виключає подальше прочитання ретушованого). Після цього виготовляється копія вже з відкоригованої копії документа. Друга копія надсилається запитувачеві з відповіддю поштовим відправленням. Якщо запитувач не повідомив свою адресу для листування - застосовується процедура згідно з пп. 8.5. цієї Інструкції. Копія, яка безпосередньо коригувалася (перша), зберігається з рештою документації по відповідному запиту та може використовуватися повторно в разі нового звернення щодо того самого документа.

5.3.   Публічна інформація з обмеженим доступом (документ, що її містить), щодо якої надійшов запит, підлягає розгляду на предмет існування на цей момент формальних підстав для обмеження доступу до неї (можливість закінчення строків засекречення, скасування законодавчих норм про обмеження доступу, прийняття рішення або початок публічного обговорення у випадках, визначених п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону). У разі відсутності на момент розгляду таких формальних підстав для обмеження доступу до Інформації вона підлягає наданню на запит (ч. 4 ст. 6 Закону).

При цьому слід враховувати, що відповідно до частини другої статті 29 Закону України «Про інформацію» предметом суспільного інтересу вважається Інформація, яка свідчить про загрозу державному суверенітету, територіальній цілісності України; забезпечує реалізацію конституційних прав, свобод і обов'язків; свідчить про можливість порушення прав людини, введення громадськості в оману, про шкідливі екологічні та інші негативні наслідки діяльності (бездіяльності) фізичних або юридичних осіб тощо.

Перевага конкуруючого суспільного інтересу над законними інтересами зобов'язує до надання запитуваної інформації та зняття з неї статусу інформації з обмеженим доступом.

5.4. Рішення про надання на запит інформації з обмеженим доступом та зняття з неї відповідного статусу оформляється доповідною запискою на Ім'я керівника розпорядника й погоджується з ним.

5.5.          У разі, коли прийнято рішення про надання на запит інформації з обмеженим доступом, а обмеження доступу до інформації захищало права (інтереси) третьої особи, яка є особою приватного права (напр. надано конфіденційну інформацію такої особи, що перебувала у володінні розпорядника; розкрито   певну  таємницю  щодо   неї — лікарську,   банківську  тощо)  —  третій   особі надсилається   письмове   повідомлення   про   такий   факт   розкриття   інформації.   У повідомленні   вказується   виключно   наступна   інформація:   розпорядник,   що   надав інформацію за відповідним запитом, дата його задоволення, обґрунтування переважання конкуруючого суспільного інтересу над законним, повні найменування вищестоящого органу (за наявності) та адміністративного суду, до яких можна оскаржити розкриття інформації, їхні адреси, строки оскарження. Таке повідомлення підписує уповноважена особа   або   керівник   спеціального   структурного   підрозділу   (за   його   наявності)   з поставлянням дати підписання; повідомлення надсилається в день надіслання відповіді на запит, якою розкрито відповідну інформацію.

Вказане повідомлення не надсилається, якщо третя особа не відома або відсутня інформація про її адресу для листування.

5.6.          Якщо запитувана інформація (документ) підлягає наданню повністю або частково, відповідальний працівник повинен підготувати проект відповіді на запит та співвіднести обсяг листа-відповіді (з додатками, якщо надаються копії документів) з вимогами частини 2 статті 21 Закону.

6. Плата за надання інформації, документів

6.1. Інформація (копії документів) на запит надається безкоштовно, крім випадків, коли задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів (виготовлення відповіді на запит) обсягом більш як 10 сторінок формату А4 (шрифт тексту Тіmes New Roman, розмір 12). У такому разі відповідальний працівник визначає розмір плати за копіювання, друк всіх сторінок відповіді на запит сумарно починаючи з одинадцятої відповідно до розміру, визначеного розпорядником згідно з частиною 3 статті 21 Закону.

 

Плата не стягується при наданні особі інформації про неї та інформації, що становить суспільний інтерес (така інформація зокрема перелічена в ч. 2 ст. 29 Закону України «Про інформацію»).

Надання відповіді, включаючи додатки, обсягом більше 10 сторінок є випадком надання великого обсягу інформації та підставою для продовження строку розгляду запиту до 20 робочих днів, а також для надіслання письмового повідомлення запитувачеві про цей факт згідно з частиною 4 статті 20 Закону та вимог цієї Інструкції. В таких випадках до повідомлення додається платіжний документ, вказаний в пп. 6.2. цієї Інструкції, а в самому повідомленні додатково вказується на необхідність упродовж двох робочих днів з моменту отримання такого повідомлення внести плату за даним платіжним документом та надати копію опрацьованого банком платіжного документа (факсом, електронною поштою відскановану в формі комп'ютерного файлу для зберігання й відтворення зображень) або оригінал платіжного документу (особисто чи поштовим відправленням) в спеціальний структурний підрозділ розпорядника або його відповідальній особі.

6.2.   У разі необхідності  стягнення плати, відповідальний  працівник повинен створити в електронній  формі платіжний документ для банківської установи щодо внесення відповідної суми, в цьому документі заповнюються всі реквізити, окрім дати внесення    платежу,    імені    (найменування)    платника,    його    адреси    та    підпису, ідентифікаційного номера (коду). Відповідний платіжний документ роздруковується і разом із повідомленням в порядку частини 4 статті 20 Закону надсилається запитувачу на його адресу для листування.

6.3.   Якщо запитувач не повідомив свою адресу для листування, відповідальний працівник повинен зв'язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном) з метою отримання адреси для листування; при цьому працівник не несе відповідальності, якщо адресу для листування отримати не вдалося.

6.4. Після отримання підтвердження внесення плати одним зі способів згідно з пп. 6.1. цієї Інструкції відповідальний працівник надсилає запитувачеві відповідь.

7. Строки надсилання відповідей

7.1.  Відповідь на запит має бути надана не пізніше п'яти робочих днів з дня його отримання.

7.2.  Строк надання відповіді може бути продовжено до двадцяти робочих днів, якщо   запит   стосується   надання   великого   обсягу   інформації   або   потребує   пошуку інформації серед значної кількості даних.  Рішення про продовження строку приймає керівник розпорядника, не пізніше як через три робочі дні з дня отримання запиту за клопотанням керівника профільного структурного підрозділу, а також відповідального працівника.   Лист-повідомлення запитувачу  про   продовження   строку розгляду запиту надсилається за підписом особи, що прийняла рішення про продовження, не пізніше, ніж на п'ятий робочий день з дня отримання запиту. В такому листі вказується дата його підписання, підстава для продовження строку, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка його підписала, реєстраційний номер запиту в розпорядника.

7.3.  Якщо при настанні обставин непереборної сили (стихійне лихо, техногенна катастрофа тощо) запитувана інформація не може бути надана в передбачені Законом строки   відповідальна   особа   або   уповноважений   працівник   приймає   рішення   про відстрочення надання відповіді на запит до моменту, коли виникне можливість надати відповідь. У рішенні-повідомленні про відстрочку в задоволенні запиту зазначається:

1) прізвище, ім'я, по батькові та підпис відповідального працівника;

2) його посада;

3)    дата надсилання або вручення рішення-повідомлення про відстрочку;

4) опис обставин непереборної сили;

5)    орієнтовний строк, у який буде задоволено запит з огляду на прогнозоване закінчення існування наслідків непереборної сили;

6) реєстраційний номер запиту в розпорядника;

7) повне    найменування    вищестоящого    органу    (за    його    наявності)    та адміністративного суду, до яких можна оскаржити рішення-повідомлення, їхні адреси, строки оскарження до кожного з них відповідно до закону.

8. Варіанти відповіді на запит

8.1.          Відповіддю   на   запит   є   лист  підготовлений відповідальною посадовою особою за доступ до публічної інформації сектору з питань внутрішньої політики, зв’язків з громадськістю та у справах преси та інформації апарату райдержадміністрації,   адресований запитувачеві, складений за підсумками розгляду запиту.

8.2.          Відповідь може містити всю запитувану інформацію, її частину, відмову в задоволенні запиту повністю або частково. Відповідь має цілком відповідати суті запиту, тобто щодо кожної з частин запитуваної інформації в ній має міститися відповідна інформація або мотивована відмова в її наданні.

8.2.1. Інформація надається або не надається на запит згідно з пп.пп. 5.1.-5.4. цієї Інструкції.

8.2.2. Розпорядник відмовляє в задоволенні запиту якщо:

1)     він не володіє фактично і не зобов'язаний відповідно до своєї компетенції, передбаченої законодавством, володіти запитуваною інформацією (в т.ч. коли він міг би її створити,  але  шляхом  суттєвої творчої  оброки наявної в нього  інформації;  це  не стосується випадків, коли для відповіді на запит необхідно скомпілювати, переказати певну інформацію);

2)  запитувана інформація належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону (за трискладовим тестом установлено, що законний інтерес переважає конкуруючий суспільний);

3)  запитувач не оплатив передбачені статтею 21 Закону фактичні витрати на копіювання або друк, хоч і був повідомлений про такий свій обов'язок;

4) запит не містить інформації, передбаченої частиною 5 статті 19 Закону. Інші підстави для відмови в задоволенні запиту не допускаються.

8.2.3.       Лист-відмова в задоволенні запиту повинен містити:

1)    прізвище, ім'я, по батькові, а також підпис відповідального працівника;

2) його посаду;

3) дату відмови;

4) фактичні та юридичні підстави відмови, зокрема вказування законного інтересу, захист   якого   переважає    конкуруючий    суспільний   інтерес    в   наданні   інформації, обґрунтування чому він переважає;

5)    реєстраційний номер запиту в розпорядника;

6) повні найменування, адреси вищестоящого стосовно розпорядника органу (за наявності), адміністративного суду, до яких можна звернутися з оскарженням відмови, строки оскарження.

8.3.   Дата у відповіді на запит проставляється особою, яка її підписує, в момент підписання.

8.4.   Відповідь відправляється запитувачеві не пізніше п'ятого робочого дня з моменту отримання запиту (дата поштового штемпеля не повинна відрізнятися від дати, вказаної у відповіді, більше як на один робочий день).

8.5. Якщо запитувач не вказав своєї адреси для листування, відповідальний працівник з метою отримання адреси для листування повинен попросити надати її в момент спілкування із запитувачем (його представником) у разі подання телефонного запиту або подання письмового запиту безпосередньо до розпорядника, в інших випадках - зв'язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном); при цьому працівник не несе відповідальності, якщо адресу для листування отримати не вдалося, а запитувачеві необхідно надіслати письмове повідомлення (оскільки відсутня вина відповідального працівника як елемент адміністративного правопорушення - ч. 1 ст. 9 КУпАП).

9. Особливі питання опрацювання запитів

9.1.          Якщо  після  надання  інформації  (відповіді)  з  профільного  структурного підрозділу згідно з пп. 4.3. цієї Інструкції відповідальним працівником установлено, що розпорядник не володіє запитуваною інформацією, але в той же час відповідальному працівнику  відомо   або   має  бути     відомо   за статусом  або  характером  діяльності розпорядника, який саме суб'єкт володіє запитуваною інформацією - запит того ж дня пересилається у той спосіб, яким він надійшов, до належного розпорядника. Одночасно запитувача повідомляють про вказану дію в той спосіб, в який він просив у запиті надати відповідь, а за відсутності такого прохання - у спосіб, в який запит надійшов до розпорядника. Отримані телефоном запити не переадресовуються, натомість запитувачеві одразу  повідомляється  про  належного  розпорядника.   Про  належного  розпорядника запитувачеві повідомляється також у відповіді розпорядника, якщо різними частинами запитуваної інформації володіють різні розпорядники, але запитувач звернувся лише до одного з них.

9.2.  Мова відповіді на запити - є державна українська мова. Працівники розпорядника не зобов'язані перекладати документи, копії яких надаються на запит.

9.3.  Відповідь на запит надається не пізніше 48 годин з моменту його отримання (ч.ч. 2, 3 ст. 20 Закону), якщо в запиті обґрунтовано, що запитувана інформація:

необхідна для захисту життя чи свободи людини;

стосується стану довкілля;

стосується якості харчових продуктів і предметів побуту;

стосується аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян.

При надходженні такого запиту всі дії щодо підготовки відповіді на нього виконуються негайно. Уповноважений працівник має право вимагати й негайно отримати необхідну для задоволення запиту Інформацію від інших службових І посадових осіб розпорядника, які нею володіють.

9.4.          У разі надходження запиту по телефону відповідь на нескладні питання надається усно і негайно за наявності на це можливості і згоди запитувача. В інших випадках надходження телефонного запиту його зміст фіксується згідно з пп. 3.2. цієї Інструкції, а якщо суть запиту не зрозуміла (не зрозуміло яку інформацію або документи вимагають) - запитувачеві пропонується надіслати письмовий запит. При наполяганні запитувача прийняти телефонний запит, якщо суть його не зрозуміла, в задоволенні такого запиту уповноважений працівник відмовляє. Перед цим уповноважений працівник має уточнити адресу запитувача для листування з метою надсиланням йому листа-відмови. Лист-відмова не надсилається, якщо запитувач не назвав своєї адреси для листування навіть після відповідного прохання уповноваженого працівника, який в такому випадку не несе відповідальності за ненадання запитувачеві письмової відмови.

9.5.          При надходженні запиту електронної поштою відповіді на нескладні питання надаються   негайно  електронною   поштою  за  наявності   на  це  можливості  І   згоди запитувача. В інших випадках надходження запиту електронною поштою виконуються дії згідно з пп. 3.2. цієї Інструкції, а якщо суть запиту не зрозуміла (не зрозуміло яку інформацію   або   документи   вимагають)   запитувачеві   пропонується   його   уточнити. Уповноважений  працівник  при  надходженні  запитів  електронною  поштою  повинен уточнювати адресу запитувача для листування при її відсутності. Якщо запитувач не назвав своєї адреси для листування навіть після відповідного прохання уповноваженого працівника, останній в такому випадку не несе відповідальності за ненадання запитувачеві письмової відповіді або іншого письмового повідомлення.

9.6.          Особи,   які   приймають   рішення   в   процесі   розгляду   запиту,   несуть відповідальність за порушення Закону на підставі статті 212-3 Кодексу України про адміністративні   правопорушення.   Якщо   запитувана   інформація   повинна   бути   в розпорядника виходячи з наданої йому компетенції, але відсутня (ненадана) з вини інших його службових осіб (напр. працівників профільного структурного підрозділу), такі особи притягуються до дисциплінарної відповідальності.

9.7.     За кожним  отриманим  розпорядником  письмовим  запитом  або запитом, отриманим факсом, ведеться окремий пакет письмових документів, який зберігається в уповноваженого працівника в окремому файлі. В ньому зберігається сам запит, копії документів,   наданих профільному  структурному  підрозділу,   керівнику спеціального структурного підрозділу або керівнику розпорядника й отримані від них документи (за наявності), копії документів, надісланих запитувачеві. Всі документи по запиту в процесі створення нумеруються в хронологічному порядку. Після закінчення розгляду запиту всі документи   по   ньому   прошиваються   і   в уповноваженої особи до  моменту передачі їх в  архів відповідно  до законодавства і локальних актів розпорядника. Строк архівного зберігання вказаних документів - 5 років з моменту передачі в архів.

9.8.     Керівник   розпорядника   або   уповноважена   особа   вищестоящого   органу перевіряє стан роботи по розгляду запитів під час комплексних та цільових перевірок розпорядника,   його  спеціального  структурного  підрозділу.   У   ході  перевірок  вивчається організація роботи по розгляду запитів, виявляється недоліки й надається практична допомога в їх усуненні.

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

 

Загальні положення

1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і вико­ристання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в райдержадміністрації.

2. Ведення діловодства, що містить службову інформацію здійсню­ється відповідними структурними підрозділами або спеціально призначе­ними для цього особами (відповідальними особами).

3. Працівники, які працюють із службовою інформа­цією, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розпис із цією Інструкцією. Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється пові­домляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих до­кументах, якщо це не викликано службовою потребою.

4. Керівники установ, структурних підрозділів несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Приймання і облік документів

5. На документи з грифом "Для службового користування", як пра­вило, поширюється вимога одноразовості реєстрації. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається співробітниками, яким доручена робота з таки­ми документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровід­ному листі.

6. Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

У разі надходження документів з грифом "Для службового користу­вання" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до відповідного структурного підрозділу (відповідальній особі).

7. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

8. Облік документів та видань з грифом "Для службового користу­вання" ведеться в журналах за формою згідно з додатком 1, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користу­вання" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у жур­налах за формою згідно з додатком 2.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опеча­туються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сто­рінок у журналі, який підписується відповідальною особою та завіряється печаткою "Для пакетів".

9. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

10. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники установи, їх заступники (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

11. При друкуванні документів, що містять службову інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер при­мірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному до­кументі. До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "Для службового користування" може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації у порядку, встановленому законодавством. Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з рішенням керівника установи (структурного підрозділу) за наявності атестата відпо­відності комплексної системи захисту інформації.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазна­чається кількість надрукованих примірників, номера адресатів, прізвище виконавця та друкарки, дату друкування документа, номер телефону виконавця.

12. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" передаються для реєстрації співробітнику, який здійснює їх облік (відповідальній особі).

13. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користу­вання", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержу­вача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням поз­начки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового ко­ристування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Формування виконаних документів у справи

14. Документи з грифом "Для службового користування" після їх ви­конання формуються у справи. Порядок формування цих справ передба­чається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі жур­нали на документи з грифом "Для службового користування".

15. В установах (структурних підрозділах), у діяльності яких створю­ється незначна кількість документів з грифом "Для службового користу­вання", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування".

16. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути відне­сені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкла­динках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

17. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

Використання документів. Зняття грифа "Для службового користування"

18. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи згідно зі списками, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників установи, їх заступників (структурних підрозділів).

Працівники, які допускаються до роботи з матеріальними носіями інформації з грифом "Для службового користування", визначаються керів­ником установи (структурного підрозділу) за затвердженими списками.

19. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих ви­ставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

Забезпечення схоронності документів.

Перевірка їх наявності

 20. Документи з грифом "Для службового користування" повинні збе­рігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно зами­каються та опечатуються. ,21. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається рішеннями керівника установи (структурного підрозділу).

22. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користу­вання" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново дово­диться до відома керівника установи та режимно-секретного підрозділу, а також письмово повідомляється орган СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

23. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструк­ції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

Особливості поводження з мобілізаційними документами

24. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового кори­стування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, затвердже­ного керівником установи (структурного підрозділу).

25. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику у правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

26. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосується мобілізаційних питань, забороняється.

 

 

 

 

 

 

Додаток 1

 

 

Розпорядник інформації       _____________________________________________   

                                                                         (найменування розпорядника інформації)

Запитувач         __________________________________________________________         

       (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичних осіб, найменування організації,

                          ___________________________________________________________

              прізвище, ім'я, по батькові представника організації - для юридичних

                        ___________________________________________________________

                  осіб та об'єднань громадян, що не мають статусу юридичної особи,

                          ___________________________________________________________  

                         поштова адреса або електронна адреса, контактний телефон)

 

ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ

 

Прошу відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації” надати

____________________________________________________________________

(загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа)

 

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк (необхідне зазначити):

 

на поштову адресу     __________________________________________________

(поштовий індекс, область, район, населений пункт, вулиця,

______________________________________________

будинок, корпус, квартира)

на електронну адресу  _________________________________________________

 

телефаксом                   _________________________________________________

 

за телефоном                _________________________________________________

 

__________      ___________

(дата)                            (підпис)

 

 

 

додаток

до Інструкції з діловодства за запитами на інформацію в Старосамбірській райдержадміністрації

ЖУРНАЛ

реєстрації запитів на інформацію

 

Порядковий	Дата	Прізвище,	Адреса	Запитувана	Суть	Відповідальна
№	отримання	ім'я, по-	запитувача	публічна	відповіді (в	особа
		батькові або	для	інформація,	разі відмови, в
		найменування	листування,	документ	т.ч. часткової,
		запитувача	адреса		- коротке
			електронної		обґрунтування)
			пошти,
			номер
			телефону

 

 

Додаток 1

до Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

 

ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом "Для службового користування"

 

Дата надхо дження та номер доку мента	Дата номер доку мента	Звідки надій шов або куди надіс ланий	Вид доку мента та коро ткий зміст	Кількість сторінок		Кількість та номери прим ірників	Резолю ція або кому надіс лано на вико нання	Номер справи до якої під шитий доку мент	Відмітка про зни щення
				доку мента	дода тка

 

 

Додаток 2

до Інструкції з питань обліку, зберігання І використання документів та інших ма­теріальних носіїв, які містять відомості, то становлять службову інформацію

 

ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації ч грифом "Для службового користування"

 

Дата надхо дження	Дата доку мента	Звідки надій шов або куди наді сланий	Коро ткий зміст	Кількість та номери примі рників магні тного носія	Кому над ісланий на вико нання	Дата і підпис		Відмітка про знищення
						отри мання	повер нення
1	2	3	4	5	6	7	8	9