Старосамбірська

районна державна адміністрація

Розпорядження №20/01-04 від 21.01.2020

Про затвердження Положення про

сектор документообігу  та контролю

і управління персоналом апарату

Старосамбірської районної

державної адміністрації

 Відповідно до статті 6 Закону України  «Про місцеві державні адміністрації», враховуючи розпорядження голови Старосамбірської районної державної адміністрації від 30 жовтня 2019 року №38/07-01 К-1 «Про впорядкування структури  районної державної адміністрації»:

  1. Затвердити Положення про сектор документообігу та контролю і управління персоналом апарату Старосамбірської районної державної адміністрації, що додається.
  2. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження голови Старосамбірської районної державної адміністрації: від 8 липня 2016 року №228/01-04 «Про затвердження положення про загальний відділ апарату Старосамбірської районної державної адміністрації», від 30 січня 2018 року №51/01-04 «Про внесення змін до розпорядження голови райдержадміністрації від 8 липня 2016 року  №228/01-04», від 8 липня 2016 року    № 227/01-04 «Про затвердження Положення про сектор з питань персоналу апарату Старосамбірської районної державної адміністрації».
  3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керівника апарату райдержадміністрації Года М.М.

 

 

Голова                             (Підпис)                                            П. НАЗАР

 

 

                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                   розпорядження голови

                                                   Старосамбірської райдержадміністрації    

                                                   21 січня 2020року  №20/01-04       

 

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор документообігу  та

контролю і управління персоналом

апарату Старосамбірської районної

державної адміністрації

 

1.Загальні положення

1.1. Сектор документообігу  та контролю і управління персоналом апарату Старосамбірської районної державної адміністрації (надалі сектор) є структурним підрозділом апарату районної державної  адміністрації,   який  створюється  відповідно  до  розпорядження голови  Старосамбірської районної державної адміністрації.

1.2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами   Верховної  Ради   України, указами  і   розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови районної державної адміністрації, цим Положенням, іншими нормативними актами.

1.3. Сектор апарату райдержадміністрації підпорядковується голові райдержадміністрації та  керівнику апарату райдержадміністрації.

1.4. Положення     про  сектор  затверджується     розпорядженням голови  райдержадміністрації.

1.5. Сектор очолює заступник керівника апарату - завідувач сектору, якого призначає на посаду і звільняє з посади  керівник апарату райдержадміністрації у порядку встановленому чинним законодавством. Особа, що призначається на посаду завідувача сектору, повинна мати закінчену вищу  освіту, ступінь вищої освіти не нижче магістра, досвід роботи на посадах державної служби категорії «Б» чи «В» або досвід служби в органам місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше одного року.

  1. Основні завдання та функції сектору

2.1. Встановлення   єдиного   порядку   реєстрації  документів   районної  державної адміністрації та контролю.

2.2. Підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань діловодства та контролю і управління персоналом керівництву райдержадміністрації.

2.3. Підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції сектору.

2.4. Надання методичної допомоги в організації роботи з документами та ведення діловодства і контролю і управління персоналом  відділами, управліннями, структурними підрозділами районної державної адміністрації, виконкомами місцевих рад.

2.5. Реалізація державної політики з питань управління персоналом у   райдержадміністрації.

2.6. Забезпечення здійснення керівництвом райдержадміністрації своїх повноважень з питань управління персоналом.

2.7. Забезпечення організаційного розвитку райдержадміністрації.

2.8. Добір персоналу райдержадміністрації.

2.9. Прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, підвищення рівня їх професійної компетентності.

2.10. Здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту.

2.11. Організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою з персоналом у структурних підрозділах райдержадміністрації.

2.12. Документальне оформлення вступу на державну службу, її проходження та припинення.

  1. Відповідно до основних завдань сектор:

3.1.  Розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ.

3.2.      Організовує, за дорученням керівництва, підготовку проектів документів, забезпечує оформлення та випуск документів і здійснює контроль за виконанням документів.        

3.3.  Організовує   і   забезпечує   документальне    обслуговування роботи апарату районної державної адміністрації та її структурних підрозділів.

3.4.  Організовує комп'ютерний  набір, верстку, друкування та копіювання документів керівництву райдержадміністрації.

3.5.     Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи до виконавців.

3.6.     Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку,  схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються.

3.7. Розглядає, за дорученням голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації  пропозиції,   заяви   і      скарги      громадян   з   питань  роботи з документами, готує відповідні довідки і висновки.

3.8. Здійснює ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування».

3.9. Завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією з діловодства.

3.10. Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування -  в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (надалі - територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації,  розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації (надалі - документи), за дотриманням термінів розгляду  та станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

3.11. Веде, в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

3.12. Забезпечує контроль за своєчасним розглядом документів,  надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

3.13. Готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступників та керівникові  апарату районної державної адміністрації щодо виконання документів, реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

3.14. Розробляє і вносить, в установленому порядку, пропозиції з питань удосконалення організації роботи із здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.

3.15. Проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів,  реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову районної державної адміністрації, його заступників, відповідно до розподілу функціональних обов'язків, керівника  апарату  районної державної  адміністрації про неможливість їх додержання.

3.16 Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях Колегії районної державної адміністрації питань про стан виконання документів  у структурних підрозділах районних державних адміністрацій, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.

3.17. Виконує інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

     3.18. Організовує роботу щодо розробки структури райдержадміністрації.

3.19. Розробляє і бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та державної служби.

3.20. Вносить пропозиції керівництву райдержадміністрації  з питань удосконалення управління персоналом та кадрового менеджменту.

3.21. Здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи керівництва райдержадміністрації з питань управління персоналом.

3.22. Контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців райдержадміністрації, а також переглядає їх на відповідність встановленим законодавством вимогам.

3.23. Проводить роботу щодо створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій.

3.24. Вивчає потребу в персоналі на вакантні посади в райдержадміністрації та вносить відповідні пропозиції керівництву райдержадміністрації.

3.25. Здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

3.26. Розробляє спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорій «Б» і «В».

3.27. Надсилає кандидатам на зайняття вакантних посад державної служби категорій «Б» та «В» письмові повідомлення про результати конкурсу.

3.28. За дорученням керівництва райдержадміністрації перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та державну службу, правил внутрішнього службового розпорядку в райдержадміністрації.

        3.29. Разом з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації:

- організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи;

- опрацьовує штатний розпис структурних підрозділів;

- спільно з бухгалтерською службою організовує роботу щодо мотивації персоналу структурних підрозділів;

- забезпечує планування службової кар’єри, планомірне заміщення посад державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі з урахуванням професійної компетентності та сумлінного виконання своїх посадових обов’язків;

-  організовує роботу щодо стажування державних службовців та молоді.

3.30. Організовує проведення внутрішніх навчань державних службовців  райдержадміністрації.

3.31. Здійснює планування професійного навчання державних службовців райдержадміністрації.

3.32. Узагальнює потреби державних службовців у підвищенні кваліфікації і вносить відповідні пропозиції керівництву райдержадміністрації.

3.33. Разом із державним службовцем складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності за результатами оцінювання його службової діяльності.

3.34. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань.

     3.35. Аналізує кількісний та якісний склад державних службовців.

3.36. Надає консультативну допомогу з питань управління персоналом керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації.

     3.37.  Обчислює стаж роботи та державної служби.

3.38. Здійснює контроль за додержанням законодавства про державну службу, про працю та станом управління персоналом у структурних підрозділах  райдержадміністрації.

3.39. Розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік.

3.40. Організовує складення Присяги державного службовця особою, яка вперше вступає на державну службу, оформляє документи про присвоєння відповідних рангів державним службовцям.

3.41. Ознайомлює державних службовців з правилами внутрішнього службового розпорядку державного органу, посадовими інструкціями та іншими документами з проставлянням ними підписів та дати ознайомлення.

     3.42. Оформляє і видає державному службовцю службове посвідчення.

3.43. Забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення персоналу райдержадміністрації.

     3.44. Здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років.

3.45. Формує графік відпусток персоналу райдержадміністрації, готує проекти розпоряджень, наказів  щодо надання відпусток персоналу, контролює їх подання та веде облік.

3.46. Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників райдержадміністрації.

     3.47. Оформляє і видає довідки з місця роботи працівника.

     3.48. Опрацьовує листки тимчасової непрацездатності.

3.49. У межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження персоналу райдержадміністрації.

3.50. Готує у межах компетенції документи щодо призначення пенсій персоналу райдержадміністрації.

3.51. Забезпечує видачу у встановленому порядку звільненій особі копії розпорядження (наказу) про звільнення, належно оформленої трудової книжки.

3.52. Забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад в райдержадміністрації, якщо ці функції не покладені на інші підрозділи.

3.53. Забезпечує організацію проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», готує довідку про її результати.

3.54. Розглядає звернення громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, запити та звернення народних депутатів, запити на інформацію з питань управління персоналом.

3.55. Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та державну службу.

  1. Заступник керівника апарату - завідувач сектору:

4.1.      Здійснює    керівництво    діяльністю    сектору   і    несе    персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань.

4.2.  Розподіляє обов'язки у секторі.

4.3.      Визначає завдання, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності діяльності сектору.

4.4.     Планує роботу сектору і забезпечує виконання квартальних планів роботи  сектору .

4.5. Організовує реєстрацію (реєструє) та ведення обліку документів.

4.6. Забезпечує  належну    організованість,       трудову    дисципліну, вдосконалення стилю, форм і методів роботи сектору.

4.7. Забезпечує    підготовку    проектів    розпоряджень,    доручень    голови райдержадміністрації  та   інших   службових  документів   з   питань,   віднесених до компетенції  сектору.

4.8. Приймає, реєструє вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування.

4.9. Доповідає керівництву про стан роботи з документами.

4.10. Вносить на розгляд керівника апарату райдержадміністрації  подання про накладення стягнень на працівників сектору, у разі порушення трудової дисципліни.

4.11. Бере участь в нарадах у голови райдержадміністрації, заступників голови  та керівника апарату  при розгляді питань, що стосуються організаційної та управлінської діяльності сектору.

4.12. Підписує і візує документи в межах своєї компетенції.

  1. Організація роботи сектору:

5.1. Організація роботи сектору визначається діючим законодавством та даним Положенням.

5.2. Діяльність сектору здійснюється на основі  квартальних планів роботи, погоджених керівником апарату райдержадміністрації.

5.3. Сектор  з питань його діяльності представляє  заступник керівника апарату - завідувач сектору.

5.4. Посадові інструкції працівників  сектору затверджує
керівник апарату райдержадміністрації за поданням заступника керівника апарату- завідувача сектору.

5.5. Сектор має круглу печатку  «Для документів» та штампи.

  1. Прикінцеві положення

6.1. Покладання на сектор обов’язків, які не передбачені цим Положенням і не стосуються компетенції сектору, не допускається.

6.2. Районна державна адміністрація створює належні умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників сектору, забезпечує приміщенням, сучасними засобами оргтехніки і зв’язку, нормативними актами і довідковими матеріалами з питань компетенції сектору, тощо.

6.3. Структура, чисельність працівників сектору та Положення про сектор затверджуються розпорядженням голови  районної державної адміністрації.

6.4. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад  наказом керівника апарату районної державної адміністрації,  відповідно до вимог чинного законодавства.

                _____________________________________

Конституція України

 

                                    

Львівська обласна державна адміністрація

Новини