Старосамбірська

районна державна адміністрація

Розпорядження № 167 від 30 березня 2007 року

Україна

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ СТАРОСАМБІРСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

Про затвердження інструкції з діловодства в районній державній адміністрації

Від   30 березня 2007 року  № 167

м. Старий Самбір

Відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, від 28 липня 2003 року №1173 “Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, від 2 жовтня 2003 року № 1569 “Про затвердження загального положення про колегію центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації”, враховуючи “Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації”, розроблену Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства державного комітету архівів України і затверджену наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55, на виконання розпорядження голови Львівської обласної державної адміністрації від 17 травня 2004 року №340 “Про затвердження інструкції з діловодства в обласній державній адміністрації” у зв’язку із структурними змінами в райдержадміністрації та приведенням зразків бланків документів у відповідність до вимог чинного законодавства України:

1.     Затвердити інструкцію з діловодства в районній державній адміністрації у новій редакції (надалі – Інструкція), що додається.

2.    Керівникам управлінь, відділів, структурних підрозділів райдержадміністрації, та сільським, селищним, міським головам рекомендувати:

           2.1. На основі Інструкції розробити і затвердити інструкцію з діловодства в управліннях, відділах, структурних підрозділах  райдержадміністрації та у відповідних місцевих радах району.

           2.2. Забезпечувати дотримання затвердженої інструкції.

           2.3. Упроваджувати в роботу з документами сучасні засоби механізації та персональні комп’ютери.

3.     Заступнику голови, керівнику апарату райдержадміністрації (М.Год) здійснювати систематичні перевірки стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних, міських  рад, в управліннях, відділах, структурних підрозділах райдержадміністрації.

4. Розпорядження голови райдержадміністрації від 16 червня 2004 року  № 199 вважати таким, що втратило чинність.

5. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови, керівника апарату райдержадміністрації М.Года.

    

                                                                                              Микола Цепенда

Старосамбірська районна державна адміністрація

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

райдержадміністрації

від 30 березня 2007 року

№ 167

 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА  

1. Загальні положення.

1.1. Інструкція з діловодства в районній державній адміністрації (надалі – Інструкція) визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки інформації мають відповідати вимогам державних стандартів та  Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначено спеціальними нормативно-правовими актами.

1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловедення в райдержадміністрації розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.3. Відповідальність за організацію діловодства в райдержадміністрації несе керівник апарату райдержадміністрації. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції покладено на загальний відділ апарату райдержадміністрації.

1.4. Керівник апарату райдержадміністрації в межах своїх повноважень зобов’язаний:

-    вживати необхідних заходів для скорочення службового листування;

-    не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (надалі - організацій), що належать до сфери управління райдержадміністрації, відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не викликано необхідністю;

-    забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації та організаціях, що належать до сфери управління райдержадміністрації;

-    всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловедення, вживати необхідних заходів для забезпечення підрозділів апарату районної державної адміністрації сучасним обладнанням;

-    забезпечувати підвищення кваліфікації працівників загального відділу апарату райдержадміністрації;

-    здійснювати контроль за дотриманням термінів, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, доручень, розпоряджень голови облдержадміністрації.

1.5. Діловодство та листування в районній державній адміністрації ведеться державною мовою.

 2. Документування управлінської діяльності райдержадміністрації.

2.1. Документування управлінської діяльності райдержадміністрації полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в райдержадміністрації є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. В райдержадміністрації визначено конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

2.3. Управлінська діяльність райдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів в райдержадміністрації визначено нормативно-правовими актами, регламентом роботи  райдержадміністрації.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в райдержадміністрації є:

-    Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації;

-    провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання райдержадміністрацією покладених на неї завдань і функцій;

-    потреба в правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять в райдержадміністрацію від органів влади вищого рівня, за необхідності, доводять до відома сільських, селищних, міських голів, структурних підрозділів райдержадміністрації, організацій тощо.    Райдержадміністрація має право розсилати ксерокопії документів органів влади вищого рівня разом із супровідним листом.

2.6. Документи райдержадміністрації, що їх видають на підставі розпорядчих документів органів влади вищого рівня, мають мати покликання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, ухвалені в колегіальних органах, на засіданнях, нарадах, фіксують  протоколами та дорученнями керівництва райдержадміністрації. Протоколи оформлюють на підставі записів, зроблених у ході засідань.

2.8. Рішення колегії райдержадміністрації доводять до виконавців і організацій, що належать до сфери управління райдержадміністрації, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії райдержадміністрації втілюються в життя, як правило, розпорядженнями  голови.

2.9. Райдержадміністрація під час здійснення оперативних зв’язків з органами влади нижчого рівня, організаціями, що належать до сфери її управління, окремими громадянами може надсилати їм листи.

Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або через телефон), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися через телефон, факс або модемним зв’язком.

 3. Приймання, розгляд і реєстрація документів.  3.1. Приймання документів.

3.1.1. Усі документи, що надходять до райдержадміністрації, приймають централізовано в  загальному відділі.

У разі надходження документів у неробочий час їх приймає відповідальний черговий першої приймальні.

3.1.2. В загальному відділі розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта роблять відмітку в поштовому реєстрі.

Конверти зберігають і додають до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за першою адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові.

 3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Усі документи, що надійшли до райдержадміністрації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснює  начальник загального відділу.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом районної державної адміністрації відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідної реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передають структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів має здійснюватися в день одержання або в перший робочий день  у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів влади вищого рівня (телеграми, телефонограми) розглядають негайно.

3.2.4. Голові райдержадміністрації відразу після реєстрації передають акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом “Невідкладно”.

3.2.5. Голова райдержадміністрації першочергово розглядає закони України, постанови Верховної Ради України,   Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності райдержадміністрації і потребують вирішення головою райдержадміністрації.

Інші документи розглядають заступники голови райдержадміністрації згідно з розподілом функціональних обов’язків. 

3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах  або комп’ютерним обліком.

Реєстрацію документів провадять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрацію законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України проводять централізовано.

3.3.3. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в додатку 1.

3.3.4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створені і використовуються в райдержадміністрації, так і ті, що надходять до райдержадміністрації.

3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструють лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструють.

3.3.6. Документи реєструють в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструють закони України, акти та кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації, розпорядження голови райдержадміністрації, накази керівника апарату райдержадміністрації, рішення колегії райдержадміністрації.

3.3.7. Під час реєстрації документам надають умовне позначення – індекси за номенклатурою справ, порядковий реєстраційний номер.

3.3.8. Для реєстрації всіх документів застосовують журнальну реєстраційну  форму, придатну для опрацювання та контролю, згідно з додатком 2.

3.3.9. Пошук інформації проводять централізовано на місці реєстрації та опрацювання інформації. Користувачеві надають можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місцезнаходження документа на момент запиту.       

4. Складання та оформлення службових документів.      

4.1. Складання документів.

4.1.1. Для складання службових документів в райдержадміністрації використовують папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм), А6 (105 х 148 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволено.

4.1.2. Усі службові документи оформлюють на бланках. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Інструкції з обов’язковим дотриманням таких правил:

-    встановлено два види бланків: бланк для листів і бланки для інших видів організаційно-розпорядчих документів згідно з додатками 3, 4, 5;

-    бланки виготовляють друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насичених кольорів;

-    дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки;

-    бланки документів мають мати такі береги:

-    лівий – 30 міліметрів;

-    верхній та нижній – 20 міліметрів;

-    правий – 10 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше структурних підрозділів райдержадміністрації та організацій, оформлюють не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ має містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

4.1.4. Текст документа має містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з цього питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначають підставу або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констативної, лист – прохання без пояснення.

Форму анкети використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форму таблиці використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за певними ознаками. Табличні тексти використовують у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих документах.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення службових документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, – за рішенням голови райдержадміністрації на одного із заступників відповідно до розподілу обов’язків;

інших службових документів – на керівників тих структурних підрозділів райдержадміністрації, у яких підготовлені документи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, який візують кіль ка осіб, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення проектів документів, які погоджують в райдержадміністрації, несуть заступники голови райдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

 4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службовий документ, складений в райдержадміністрації, має мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення згідно з додатками 6, 7.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 “Про державну реєстрацію нормативно - правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади” заносять до державного реєстру, мають мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію згідно з додатком 8.

4.2.2. Назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають на бланку типографським способом.

4.2.3. Заголовок до тексту документа має містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і змістовним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок має узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?”, “чого?”, “кого?”. Наприклад: розпорядження, наказ (про що?); протокол (чого?); заява (кого?).

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійну частину заголовка, що входить у назву форми, доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, набраний на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. 

4.3. Датування документів.

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті,  оформлюють цифровим (18.01.04) або словесно-цифровим (18 січня 2004 року) способами. Елементи дати наводять  арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. 

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то  перед нею проставляють 0. Наприклад: 3 квітня 2004 року можна записати таким чином: 03.04.2004, але неправильно: 03 квітня 2004 року. У текстах нормативно-правових актів, а також документів, що містять відомості фінансового характеру, рекомендовано застосовувати словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2003 року.

4.3.3. Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження (дату можуть проставляти і працівники  загального відділу, що  реєструють документ).

4.3.4. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і спрямування його до справи).

4.3.5. Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють підписом ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.

 4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм під час реєстрації умовних позначень-індексів, які вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних райдержадміністрацією документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ.

4.4.3. Складові частини індексу: індекси за номенклатурою справ, порядковий реєстраційний номер.

Складові частини індексу відокремлюють одна від одної правобіжною похилою рискою, наприклад: 45/01-10, де:

01/10    - індекс за номенклатурою справ,

45          - порядковий реєстраційний номер.

 4.5. Погодження документів.

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству  проект документа погоджують.

Погодження може здійснюватися як в апараті райдержадміністрації із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє (за визначенням, структурного підрозділу, який готує документ, або юридичного відділу).

Внутрішнє погодження проектів документів, розроблених на виконання  законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, проводять не пізніше ніж у 2-денний термін після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів голова районної державної адміністрації розглядає невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводять не пізніше ніж у 3-денний термін після реєстрації  в райдержадміністрації. 

4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюють візуванням проекту документа посадовою особою. Віза складається з: особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, та дати візування. У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу(підпис) (ініціал (-и), прізвище)Дата

Візу проставляють на зворотному боці (якщо на лицьовому боці немає для цього місця) останнього аркуша проекту документа.

Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються в райдержадміністрації.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:

Начальник юридичного відділу

(підпис) (ініціали(-и), прізвище)Зауваження і пропозиції додаються.Дата

Зауваження обов’язково  доводять до відома особи, яка підписує документ.

4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту “Підпис” на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади особи, яка погоджує проект документа (разом з найменуванням організації), особистого підпису, ініціалу (-ів), прізвища та дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНОГолова Старосамбірської районної(підпис) (ініціал (-и), прізвище)Дата

4.5.5. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють таким чином:

ПОГОДЖЕНОПротокол засідання комісії (назва)Дата  №

4.5.6. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що роблять відмітку в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документаНайменування посади                                            Найменування посади(підпис)                       (ініціали, прізвище)            (підпис)         (ініціали, прізвище)

Дата                                                                          Дата

 

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписують посадові особи райдержадміністрації відповідно до їх компетенції.

Документи, що їх надсилають до вищих органів влади, підписує тільки голова райдержадміністрації.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, імені (ініціалу імені) і прізвища[1].

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня голова райдержадміністрації підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління райдержадміністрації, підписують тільки оригінал, який залишається в райдержадміністрації, а на місця розсилають засвідчені загальним відділом примірники.

4.6.6. У разі коли документ підписують кілька осіб, однакових за  посадами, їх підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

Голова                                                                                    Головарайдержадміністрації                                          районної ради(підпис) (ім’я, прізвище)                                         (підпис) (ім’я, прізвище)

4.6.7. Документи колегіальних органів підписують голова засідання колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії:                                 (підпис)                     (ім’я, прізвище)Секретар комісії                             (підпис)                     (ім’я, прізвище)

4.6.8. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, і її ім’я та прізвище.

Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставленням правобіжної похилої риски перед найменуванням посади.

4.6.9. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, згідно з додатком 9.

4.6.10. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції тощо) затверджують відповідним розпорядчим документом райдержадміністрації.

4.6.11. Якщо документ затверджує  конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

4.6.12. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначають гриф за такою формою:Затвердженорозпорядження голови райдержадміністраціївід “___” ___________ №____

4.6.13. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють гербовою печаткою.

Гербову печатку ставлять на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначено на підставі чинних нормативно-правових актів згідно з додатком 10.

Печатку, яка відтворює найменування райдержадміністрації або її структурного підрозділу (негербова), ставлять на копіях документів, що їх надсилають в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі надсилання.

Відбиток печатки треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

 4.7. Адресування документів.

4.7.1. Адресатами документів можуть бути органи влади, організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подають у називному відмінку, наприклад:

                                                             Районний відділ земельних ресурсів                                                             Районне управління юстиції

Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Управління економіки райдержадміністрації          Головному спеціалістові           (прізвище, ініціал (-и))

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові найменування установи  входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

                                                             Начальникові  управління економіки                                                                                     райдержадміністрації

                                                             (прізвище, ініціал (-и))

У разі потреби в реквізиті “Адресат” можна зазначати почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Керівникам управлінь, відділів, структурних                                     підрозділів райдержадміністрації                                                                   Сільським, селищним, міським головам

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням адресата не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

4.7.2. До реквізиту “Адресат”  входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повну адресу зазначають у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція Народного часопису                “Старосамбірщина”82000 м.Старий Самбірвул.Коцюбинського,6

Якщо документ надсилають фізичній особі, то в називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали)  одержувача, а потім вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Іванченко Петро Максимович                                                             вул. Винниченка, 28, кв. 4                                                             м. Вінниця, 21003

4.7.3. Якщо документ надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх поштову адресу на документах не зазначають. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

 4.8. Резолюція.

4.8.1. Резолюція – це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців)у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис автора резолюції, дата. У разі коли доручення стосується кількох посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не йдеться про інше. Для виконання доручення їй надають право скликати інших виконавців і координувати їх роботу та узагальнювати інформацію від інших виконавців.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі не може бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізації порядку виконання документа.

Резолюцію проставляють безпосередньо на документі, під реквізитом “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільній від тексту площині у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках дозволено в разі, коли документ підлягає поверненню або коли деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

 

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів.

Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який складається з контрольних термінів та етапів. Графік розробляє начальник відділу контролю і подає на затвердження голові райдержадміністрації разом із зазначеним документом.

Термін підготовки проектів документів визначають з урахуванням того, що:

·        запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядають відповідно у 10- і 5-денний термін після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

·        документи голови облдержадміністрації без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” - протягом 7 робочих днів від дати реєстрації документа.

·        датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем`єр-міністра України, розпорядженнями та дорученнями голови облдержадміністрації, голови райдержадміністрації   вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилають до вищих органів.

4.9.1. Під час проходження документа в райдержадміністрації обов’язково роблять такі помітки:

-    про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому березі першого аркуша документа ( дата надходження документа, індекс документа);

-    про взяття документа на контроль – на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишуть слово або ставлять штамп “Контроль” чи літеру “К”;

-    про виконання документа і скерування його до справи – у лівому куті нижнього   берега першого аркуша документа (покликання на дату і номер документа про його виконання, коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “До справи” і номер справи, у якій документ буде зберігатися, дата скерування документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи № 01/4

Питання вирішено позитивно

в телефонній розмові 5 березня 2003 року(Посада, ініціал (-и), прізвище)

Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ має мати відмітку про безпосереднього виконавця. Відмітку (прізвище або прізвище, ім’я, по батькові і номер службового телефону), зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко  72-34-17

Петренко В’ячеслав Васильович 72-34-17  

4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу начальника загального відділу. Райдержадміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створені в ній.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників райдержадміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копію документа виготовляють засобами оперативної поліграфії.

Відмітку “Копія” зазначають у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складають зі слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють під реквізитом “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналомНачальник загального відділу                   (підпис)         (ініціал (-и), прізвище)26.01.2003

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються в райдержадміністрації, текст бланків не відтворюють, лише зазначають дату підписання документа та його реєстраційний індекс, посаду особи, яка засвідчила копію, підпис та дату засвідчення, наприклад:

 

Дата, індекс

 

Начальник відділу                            (підпис)                     (ініціал (-и), прізвище)

 Згідно з оригіналомНачальник загального відділу                 (підпис)                       (ініціал (-и), прізвище)Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою). Копія документа має містити всі виправлення, зроблені в оригіналі.

  4.11. Оформлення додатків до документів.

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про наявність додатків зазначають у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

-    додатки, що вводяться в дію розпорядчими документами;

-    додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

-    додатки, що є самостійними документами, і їх надсилають із супровідним листом.

Додатки оформлюють  на стандартних аркушах.

Відмітку про наявність додатків до документів розміщують  у такому порядку:

-    якщо документ має додатки, повну назву яких наведено в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

-    якщо документ має додатки, повну назву яких не наводять у тексті, то назви додатків треба подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт на ІІ квартал 2003 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на ІІІ квартал 2004 р. на 2 арк. в 1 прим.;

-    якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25 серпня 2003 року № 4 і додаток до нього, усього на 21 арк. у 2 прим.;

-    якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість їхніх аркушів не зазначають;

-    на велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на __арк.;

-    якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють за формою:

Додаток: на 5 арк.  на першу адресу. 

4.12. Вимоги до документів, що їх виготовляють з використанням комп’ютерної техніки.

4.12.1. Документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

4.12.2.  Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюють  один від одного 1-1,5 міжрядковими інтервалами.

ПОГОДЖЕНО

1,5

  Голова районної ради

  2

Підпис Ініціал (-и), прізвище

1,5

Дата

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів  (крім реквізиту тексту) – 73 мм.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

4.12.3. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

-                     12, 5 мм – для початку абзаців у тексті;

-                     92 мм – для реквізиту “Адресат”;

-                     104 мм – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

-                     125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”;

-                     не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “відмітка про виконання документа і направлення його до справи”, назви посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.12.4. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого берега; другий – через 104 мм.

4.12.5. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є покликання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

4.12.6. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи з терміном зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.

4.12.7. У відділі інформаційно-комп’ютерного забезпечення та загальному відділі апарату райдержадміністрації  набирають, макетують та друкують тільки службові документи. Рукописи документів, поданих до відділів, мають бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені, їх мають завізувати виконавці та керівник структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймають.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників потрібно друкувати, на якому форматі, а також дату подання матеріалів до друку.

4.12.9. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо виконавець виявляє друкарські помилки, пропуски тощо, він повертає надруковані аркуші з рукописом для виправлення до відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення та загального відділу. Не допускається рукописне виправлення тексту.

 4.13. Розмноження документів.

4.13.1. Розмноження документів засобами розмножувальної техніки здійснюють відповідно до оформленого замовлення згідно з додатком 11.

4.13.2. Замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи загального відділу згідно з додатком 12. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання.

4.13.3. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо відділами за допомогою засобів оргтехніки, наявних у цих відділах.

 

4.14. Підготовку та оформлення документів до засідань колегіальних органів. здійснюють відповідно до розпоряджень голови райдержадміністрації щодо роботи колегіальних органів.

4.14.1. Засідання колегіальних органів проводять відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначають зміст питань, дату розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації завчасно подають для введення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додають довідку про мотиви винесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюють із дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.3. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладають на керівників відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації, що готували документи.

4.14.4. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу питання, винесене на розгляд, може бути зняте з порядку денного.

 

4.15. Підготовку та оформлення розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації здійснюють згідно з розпорядженнями голови райдержадміністрації про порядок підготовки і оформлення проектів розпоряджень та доручень голови районної державної адміністрації.

 

4.16. Оформлення документів про відрядження.

4.16.1. Службові відрядження працівники здійснюють відповідно до плану роботи райдержадміністрації з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім’я керівництва райдержадміністрації зазначає, куди, на який термін, з якою метою потрібно відрядити працівника.

Доповідну записку разом з проектом розпорядження (наказу) та посвідченням про відрядження передають керівництву, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Посвідчення про відрядження реєструють у спеціальному журналі згідно з додатком 13.

4.16.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, після чого працівник  здає його в бухгалтерію.

 5. Порядок опрацювання  та надсилання вихідних документів.

5.1. Вихідні документи опрацьовують і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не дозволено надсилати або передавати документи без реєстрації  в загальному відділі.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряють:

-    правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

-    правильність зазначення адреси;

-    наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

-    наявність віз на копії документа, що залишається у справах райдержадміністрації;

-    наявність на документі відмітки про додатки;

-    відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому березі першого аркуша ставлять відмітку “Підлягає поверненню”.

5.4. Різні документи, що їх надсилають одночасно одному і тому ж адресатові, вкладають до одного конверта. На конверті проставляють реєстраційні номери всіх документів, що помістились у конверті.

5.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, варто зазначати точну адресу.

5.6. За допомогою комп’ютера (журналу) ведуть облік вихідних документів, зазначивши дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.7. Документи, які доставляє кур’єр, передають місцевим адресатам під розписку в спеціальній книзі.

5.8. Оригінали розпоряджень, наказів, планів, звітів, протоколів, рішень тощо зберігають в райдержадміністрації. В інші установи надсилають їхні завірені копії.

5.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи апарату райдержадміністрації та окремі виконавці зобов’язані передавати в загальний відділ в години, встановлені затвердженим режимом роботи відділу.

 6. Організація контролю за виконанням документів.

  Порядок здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації регламентований розпорядженням голови райдержадміністрації від 2 червня 2000 року № 124.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів.

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких встановлено завдання, терміни їх виконання.

Обов’язково контролюють виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені безпосередньо у документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли виконання документа доручено кільком посадовим особам, відповідальною за організацію виконання, є та посадова особа, яка в резолюції зазначена першою.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами, розпорядженнями та дорученнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснює керівник апарату райдержадміністрації. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю апарату райдержадміністрації.

У структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник цього підрозділу або спеціально призначений працівник.

 6.2.Терміни виконання документів.

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

6.2.2. Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів від дати його одержання. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, поданого не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну – до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, голова райдержадміністрації особисто (відразу після реєстрації документа).

 6.3. Здійснення контролю за виконанням документів.

6.3.1. Контроль за виконанням документів полягає у виконанні таких видів робіт:

-          постановки документів на контроль, формування картотеки (комп’ютерної бази даних) контрольованих документів;-          підготовки орієнтовного графіку, з встановленням контрольних термінів та   етапів виконання, що його розробляє начальник відділу контролю;-          розробляти детальні плани виконання контрольованих документів;-          перевірки своєчасного доведення документів до виконавців;-          попередніх перевірок і регулювання ходу виконання;-          обліку і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;-          поточного інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів;-          повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;-          підготовки аналітичних довідок (звітів), інформацій за підсумками виконання документів;-          зняття документів з контролю;-          формування картотеки виконаних документів.

-    збирання отриманих матеріалів в контрольні папки для аналізу виконання контрольованих документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюють за допомогою автоматизованих систем обліку та контролю або картотек та журналів реєстрації.

6.3.3. Інформацію про хід виконання документів, одержаних шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу –виконавця, вносять в комп’ютер у графу “Контрольні відмітки” або картотеку та журнали реєстрації. При цьому попередні записи не знищують.

6.3.4. Документ вважають виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспондентові дано відповідь про виконання[2].

6.3.5. Після виконання документ знімають з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, яка поставила його на контроль. Інформацію про виконання документа і зняття його з контролю вносять в автоматизовані системи обліку та контролю або контрольні картки та журнали реєстрації контрольованих документів.

6.3.6. Інформацію про наслідки виконання взятих на контроль документів один раз в тиждень узагальнюють посадові особи і доповідають керівництву згідно з додатками 14, 15.

6.3.7. Заступники голови райдержадміністрації затверджують заходи щодо виконання документів, погоджують узагальнені матеріали, що подають виконавці, і доповідають голові райдержадміністрації про виконання контрольованих документів.

6.3.8. Голова райдержадміністрації ухвалює рішення щодо виконання контрольованих документів та знімає їх з контролю або продовжує, у разі потреби, термін їх  виконання.

 6.4. Порядок зняття документа з контролю.

6.4.1. Для зняття з контролю документів вищих органів відповідальний працівник райдержадміністрації або її структурних підрозділів подає у відділ контролю інформацію про вихідний номер документа, що підтверджує виконання контрольного документа (якщо інше не передбачено резолюцією).

6.4.2. Для зняття з контролю розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації заступники голови згідно з розподілом обов’язків подають голові райдержадміністрації для прийняття рішення:

-    узагальнену довідку про виконання контрольованого документа;

-    контрольну папку з текстом документа, планом контролю, переліком виконавців, інформаційні матеріали, довідки про перевірки виконання.

6.4.3. Оригінали документів вищих органів влади, контрольованих розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, матеріали про їх виконання, контрольні папки на документи, зняті з контролю, зберігають у відділі контролю.

 7. Складання номенклатури і формування справ.

7.1. Складання номенклатури справ.

7.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створений у діловодстві райдержадміністрації, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатуру справ райдержадміністрації розробляє начальник загального відділу із залученням відповідних фахівців, підписує начальник загального відділу, погоджує начальник архівного відділу райдержадміністрації , після чого затверджує ії керівник апарату райдержадміністрації згідно з додатком 16.

7.1.4. Номенклатуру справ райдержадміністрації складають на підставі вивчення документів з усіх питань її діяльності.

7.1.5. Після виконання документи групують  у справи, яким надають найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого справу заведено.

7.1.6. Розміщення справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості питань, що їх вирішують, з урахуванням взаємозв’язку документів, уведених до конкретних справ. Як правило, першою розміщують групу справ, що складається з документів органів вищого рівня, далі – групу організаційно-розпорядчої документації райдержадміністрації (розпорядження, накази, рішення тощо), планово-звітну документацію і листування. У групі листування першими розміщують справи про листування з органами вищого рівня.

7.1.7. Кожна справа, уведена до номенклатури справ, має містити умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.

7.1.8. У кінці діловодного року номенклатуру справ обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення внутрішнього архіву.

7.1.9. Зведену номенклатуру справ складають у трьох примірниках:

перший примірник – недоторканий, його зберігають у загальному відділі райдержадміністрації;

другий примірник – надсилають до архівного відділу райдержадміністрації;

третій примірник – використовують для формування справ і пошуків потрібного документа (його зберігають у внутрішньому архіві райдержадміністрації).

7.1.10. До номенклатури справ належать найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи райдержадміністрації.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), уводять до номенклатури справ щороку протягом усього терміну їхнього вирішення.

7.1.11. До номенклатури справ не вводять друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію тощо.

7.1.12. Зведену номенклатуру справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядають, аналізують і уточнюють. Після внесення змін номенклатуру справ передруковують, після чого її затверджує  керівник апарату райдержадміністрації.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з Державним архівом Львівської області один раз на п’ять років або один раз у рік у разі змін у структурі, функціях та характері роботи райдержадміністрації.

7.1.13. Управління та інші структурні підрозділи райдержадміністрації складають окремі номенклатури справ, які не вводять у зведену номенклатуру справ райдержадміністрації.

 7.2. Формування справ.

7.2.1.  Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

-    групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати введення до справ чернеткових, особистих, дублікатів документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

-    групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

-    групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

Як виняток, документи постійного і тимчасового термінів зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можна групувати протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передаванням справи в архів документи розкладають за окремими справами згідно з номенклатурою:

-    групувати в одну справу документи постійного, в іншу – документи тимчасового терміну зберігання;

-    уводити до справи документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

-    якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов’язковим унесенням її найменування та терміну зберігання в чинну номенклатуру справ;

-    справа не може перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи всередині справ групують у хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групують у справи.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, їх розміщують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення; про надання відпусток; про відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групують в різні справи.

7.2.5. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують в справи за напрямами діяльності райдержадміністрації. За невеликої кількості таких документів їх формують в одну справу. Усередині справи документи систематизують за датами доручень.

7.2.6. Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.7. Листування групують за змістом та кореспондентським принципом і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.8. Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, уведених до справи; заява про прийняття на роботу; скерування або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з документів про призначення, переведення, звільнення, доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії документів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не вводять у зв’язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.9. Особові рахунки працівників та інші аналогічні документи систематизують у межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

 7.3. Оперативне зберігання документів.

7.3.1. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі тимчасового зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

7.3.3. З метою забезпечення збереження документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Надання справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюють з дозволу керівництва райдержадміністрації. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачено графи для підписів в одержанні і передачі справи.

7.3.5. Вилучення документа зі справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва райдержадміністрації з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

 8. Підготовка справ до зберігання та використання.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання періодично здають в архівний відділ райдержадміністрації для подальшого зберігання та використання.

8.2. Підготовка документів до передачі в архівний відділ райдержадміністрації  включає:

-    експертизу цінності документів;

-    оформлення справ;

-    складання описів справ;

-    передачу справ.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів створюють постійні експертні комісії (ЕК).

8.5. Експертизу цінності документів проводять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період згідно з додатком 18.

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи працівник загального відділу, відповідальний за архів, здає для передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи райдержадміністрації групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

8.10. Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), мають містити внутрішній опис документів у справі. Опис розміщують на початку справи. Він містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою згідно з додатком 18.

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери розпоряджень, наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.13. Дата на обкладинці справи має відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: “є документи за .... роки”.

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

8.15. На обкладинці справи проставляють номер справи за описом.

8.16. У разі зміни назви структурного підрозділу райдержадміністрації протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначають нову назву структурного підрозділу.    

8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу згідно з додатком 19.

8.19. Збереження документів в архіві райдержадміністрації забезпечують згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

 9. Функції загального відділу, пов’язані з діловеденням в райдержадміністрації.

9.1. Діяльність працівників загального відділу регламентовано посадовими інструкціями, які розробляють на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і які затверджує керівник апарату райдержадміністрації.

9.2. Основним завданням загального відділу є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в райдержадміністрації на основі використання комп’ютерної техніки та скорочення кількості документів.

9.3. Відповідно до основного завдання загальний відділ:

-    розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

-    організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення документів;

-    організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

-    організовує  копіювання і тиражування документів;

-    приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук, інформування за документами та доставляє документи;

-    забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості опрацювання та використання документів, що створюються;

-    удосконалює форми і методи роботи з документами в райдержадміністрації та підрозділах, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання комп’ютерної техніки;

-    здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах райдержадміністрації;

-    організовує підвищення кваліфікації працівників органів влади нижчого рівня, відділів та управлінь райдержадміністрації в роботі з документами;

-    впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи, що належать до сфери його управління;

-    завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

     10. Механізація і автоматизація діловедення.

10.1. Механізація і автоматизація діловедення є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в райдержадміністрації, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація і автоматизація діловедення мають здійснюватися на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізацію та автоматизацію впроваджують на всіх етапах діловедення: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації і автоматизації діловедення мають бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.

10.5. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

-    доцільність впровадження технічних засобів;

-    можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

-    наявність придатних приміщень;

-    можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

10.6. Начальник загального відділу несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технологій роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

 

Заступник голови, керівник апарату

райдержадміністрації                                                                                            М.Год

                                    

ПОГОДЖЕНО                                                                               СХВАЛЕНО

ЕПК Державного архіву                                                               ЕК Старосамбірської

Львівської області                                                                        райдержадміністрації

Протокол №___ від ________                                                   Протокол №___ від _________    

Начальник архівного відділу                                                       Н.Карвацька



[1] З огляду на історичні традиції та міжнародні стандарти рекомендовано підпис оформляти двочленною конструкцією, наприклад, Микола Будний.

[2] Для координації роботи з виконання контрольованих документів органи місцевого самоврядування залучають працівників  апарату районної державної адміністрації, що закріплені за цими радами.