Старосамбірська

районна державна адміністрація

Розпорядження № 103 від 3 березня 2006 року

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ СТАРОСАМБІРСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

Від  3 березня 2006 року   № 103

Про порядок здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації

 Відповідно до ст..6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», постанови Кабінету Міністрів України   від 28 липня 2003 року №1173 “Про внесення змін   до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” та розпорядження голови Львівської обласної державної адміністрації від 21 вересня 2004 року № 774 “Про внесення змін та доповнень до розпорядження голови облдержадміністрації від  26   квітня   2000 року № 374”:

1.      Затвердити  Порядок здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації згідно з додатком.

2.      Довести дане розпорядження голови райдержадміністрації до відома всіх структурних підрозділів райдержадміністрації.

3.      Вважати розпорядження голови райдержадміністрації від 03 грудня 2004 року № 392 “Про порядок здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації” таким, що втратило чинність.

4.      Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.  

Ольга Пупа

Додаток

до розпорядження голови райдержадміністрації

від 3 березня 2006  року№ 103  

ПОРЯДОК

здійснення контролю за виконанням

документів в районній державній адміністрації

(надалі - Порядок) 

1.  Загальні положення контролю за виконанням документів

1.1. Контроль за виконанням документів в райдержадміністрації (надалі – контроль) покладено на головного спеціаліста по контролю загального відділу апарату райдержадміністрації (надалі –  головний спеціаліст по контролю).

1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких визначено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень  Кабінету Міністрів України, доручень Прем`єр-міністра України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (надалі - акти законодавства), розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій, рішень Колегії облдержадміністрації та райдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

1.3. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем`єр-міністра України, актами інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпорядженнями і дорученнями голів обласної та районної державних адміністрацій, рішень Колегії облдержадміністрації та райдержадміністрації,     запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад здійснює заступник голови райдержадміністрації, керівник апарату. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює головний спеціаліст по контролю.

1.4. Відповідальність за виконання документа несуть посадові особи, визначені безпосередньо в розпорядчому документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці.Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є посадова особа, яка в резолюції зазначена першою.

1.5 Безпосередній контроль за термінами виконання документів у структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює спеціально призначений працівник.

1.6. Контроль за ходом виконання актів законодавства, розпоряджень та доручень голів облдержадміністрації та райдержадміністрації здійснюється шляхом:

-          аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документів загалом або окремих встановлених ними завдань;

-          систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

-          періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання документів безпосередньо на місцях;

-          заслуховування звіту виконавців з виконання визначених завдань на засіданнях Колегії, нарадах при голові районної державної адміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов’язків). 

2. Терміни виконання документів

2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі, в резолюції керівника або визначені актами законодавства.

2.2. Термін підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

·        проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до  органів влади вищого рівня за 10 днів до закінчення місячного терміну від дня підписання таких документів, якщо інший термін не вказаний у документі;

·        проекти рішень або інформація про виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, інших органів державної влади, надсилаються у терміни, визначені цими документами, або у місячний  термін з дня їх прийняття, якщо терміни їх виконання не вказані в документі;

·        запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються структурними підрозділами райдержадміністрації відповідно у 10- і 5-денний термін з дня реєстрації їх у секретаріатах органів влади вищого рівня;

·        запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, що надсилаються безпосередньо до місцевих органів державної влади та місцевого самоврядування розглядаються відповідно у 15 і 10 – денний термін після реєстрації їх у відповідних відділах цих органів;

·        документи органів влади вищого рівня, голови облдержадміністрації без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” - протягом 7 робочих днів від дати реєстрації документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення виконуються протягом 2 днів, решта – протягом 10 днів.

2.3. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем`єр-міністра України, розпорядженнями та дорученнями голови облдержадміністрації, вважається дата реєстрації відповідей про їх виконання, які надсилаються до  органів виконавчої влади вищого рівня.

2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України голова райдержадміністрації особисто (відразу після реєстрації документа).

2.5. Термін виконання документів голови облдержадміністрації та голови райдержадміністрації може змінити лише відповідний голова, а в разі його відсутності- посадова особа, яка виконує його обов’язки.Термін виконання може бути продовжений за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого документом терміну, а щодо документів без зазначення терміну -  до закінчення 30 днів від дати його одержання виконавцем. 

3.  Здійснення контролю за виконанням документів

3.1. Контроль за виконанням документів складається з:

-          постановки документів на контроль, формування картотеки (комп’ютерної бази даних) контрольованих документів;

-          підготовки орієнтовного графіку, з встановленням контрольних термінів та етапів виконання, що його розробляє начальник відділу контролю;

-          перевірки своєчасного доведення документів до виконавців;

-          попередніх перевірок і регулювання ходу виконання;

-          обліку та узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

-          поточного інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів;

-          повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

-          підготовки аналітичних довідок (звітів), інформацій за підсумками виконання документів;

-          зняття документів з контролю;

-          формування картотеки виконаних документів.

3.2. Постановка на контроль документів, зазначених у п. 1.2 Порядку, здійснюється на підставі резолюцій голови райдержадміністрації та заступників голови райдержадміністрації.

3.3. Постановка на контроль документів, не передбачених у п. 1.2 Порядку, здійснюється на підставі резолюцій голови райдержадміністрації.

3.4. Доведення до виконавців документів, взятих на контроль, відповідно до резолюцій керівництва, здійснює загальний відділ апарату райдержадміністрації .

3.5. Поточний контроль за ходом виконання документів здійснює головний спеціаліст по контролю шляхом підготовки щотижневих переліків документів, не виконаних у встановлений термін, і планів контролю на наступний тиждень.Щотижнева інформація про хід виконання документів подається на розгляд заступникам голови облдержадміністрації .Інформація про хід виконання документів, що відповідно до резолюції голови райдержадміністрації перебувають на виконанні безпосередньо у структурних  підрозділах райдержадміністрації, подається заступникам голови відповідно до розподілу обов’язків.

3.6. Поточний контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних карток , журналів обліку або автоматизованих систем обліку та контролю “Діловодство”.

3.7. Інформація про документи, виконання яких протерміновано більше ніж на 3 дні, узагальнюється і подається заступникові голови райдержадміністрації, керівнику апарату для вжиття додаткових заходів щодо усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань, визначених у документі.

3.8. Дані про виконання взятих на контроль документів один раз у тиждень узагальнює головний спеціаліст по контролю і подає голові райдержадміністрації.

3.9. Контроль за виконанням доручень заступників голови райдержадміністрації здійснює головний спеціаліст по контролю.

4.  Порядок інформування про виконання документів

4.1. Відповідальність за організацію узагальнення матеріалів щодо виконання документів несе посадова особа, визначена у документі або зазначена в резолюції голови райдержадміністрації першою, якщо в резолюції не зазначено інше.

4.2. За підсумками виконання документів готується довідка про стан виконання встановлених завдань на підставі аналітичних та інформаційних матеріалів виконавців, визначених у документах та резолюціях керівництва райдержадміністрації, або проект інформації (листа) для подання до органів виконавчої влади вищого рівня, при цьому слід враховувати що:.  відповіді на розпорядження голови облдержадміністрації надсилаються сектору контролю апарату облдержадміністрації і відповідній посадовій особі на кого покладено контроль чи структурі по функціональних обов’язках (останній пункт розпорядження). Голові облдержадміністрації відповідь дається тільки у разі таких слів: “Контроль залишаю за собою” (останній пункт розпорядження);. відповіді на доручення голови облдержадміністрації надсилаються сектору контролю апарату облдержадміністрації та заступникам голови облдержадміністрації, що курують це питання або структурі по функціональних обов’язках;.  відповіді на доручення заступників голови облдержадміністрації надсилаються відповідним заступникам голови;. відповіді на рішення Колегії облдержадміністрації надсилаються сектору контролю облдержадміністрації та структурі по функціональних обов’язках;. відповіді на телеграми (модемограми) подаються на відділ (управління) автора. Голові облдержадміністрації чи його заступникам відповідь надсилається при безпосередньому зверненні посадової особи;. відповіді на листи на бланку райдержадміністрації надаються тільки відділу (управлінню), що давали запит. Для цього необхідно звертати увагу в тексті (якщо про це вказано) або на останню цифру вихідного реєстраційного номера;. відповіді на листи на бланку районних управлінь надсилаються відповідному управлінню.

4.3. Інформацію (звіт) про стан виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України , актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається голові облдержадміністрації підписує голова районної державної адміністрації.

4.4. Матеріали про виконання документів виконавцями, визначеними в резолюціях, подаються для узагальнення відповідно до резолюцій керівництва з обов’язковим поданням копій матеріалів головному спеціалісту по контролю.

4.5. Матеріали на виконання документів органів виконавчої влади вищого рівня зберігаються у заступників голови райдержадміністрації, визначених відповідальними за виконання документів, відповідно до розподілу обов’язків, або у підрозділах, визначених резолюціями.

4.6. Матеріали щодо виконання розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації подаються у загальний відділ головному спеціалісту по контролю та зберігаються у контрольних папках у відділі.

4.7. За дорученням керівництва для координації роботи з виконання контрольованих документів органами  місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади  залучаються працівники відділів апарату, управлінь та інших підрозділів райдержадміністрації. 

5. Порядок зняття документів з контролю

5.1. Документ знімається з контролю після його виконання. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, яка поставила його на контроль. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться в контрольні картки, журнали обліку або  в автоматизовані системи обліку та контролю.

5.2. Для зняття з контролю документів органів виконавчої влади вищого рівня у відділ контролю подається узагальнена довідка (звіт) за підписом посадової особи, відповідальної за організацію виконання (якщо інше не передбачено резолюцією).

5.3. Для зняття з контролю розпоряджень  та доручень голови райдержадміністрації, заступники голови райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків подають голові райдержадміністрації для прийняття рішення:-          узагальнену довідку про виконання контрольованого документа;-          контрольну папку з текстом документа, переліком виконавців, інформаційні матеріали та довідки про перевірки виконання.

5.4. Контрольна папка з візою голови райдержадміністрації про виконання документа скеровується до головного спеціаліста по контролю.

5.5. У випадку незадовільного виконання розпорядження або доручення голови райдержадміністрації контрольна папка з документом повертається на доопрацювання виконавцеві, який повідомляє головного спеціаліста по контролю про новий термін його виконання.

5.6.     Оригінали документів органів виконавчої влади вищого рівня, матеріали про їх виконання, контрольні картки на документи, зняті з контролю, зберігаються у загальному відділі апарату райдержадміністрації.  

6. Відповідальність за невиконання документів у визначений термін

6.1.     При недотриманні термінів виконання документів, що перебували на контролі, посадові особи райдержадміністрації, які відповідали за їх виконання, позбавляються  місячної премії.

6.2.            Підставою для депреміювання служить службова записка головного спеціаліста по контролю на ім’я голови райдержадміністрації з аналізом стану виконання того чи іншого документа (групи документів) та пропозиціями щодо депреміювання.

6.3.            Голова райдержадміністрації ознайомившись зі службовою запискою, приймає рішення щодо повного або часткового депреміювання винних шляхом написання відповідної резолюції.

6.4.            На підставі резолюції голови райдержадміністрації відділ організаційної та кадрової роботи апарату райдержадміністрації готує розпорядження голови райдержадміністрації (наказ начальника управління) щодо депреміювання.  

Заступник голови,  керівник

апарату райдержадміністрації                                                           М.Год